Anbefalte retningslinjer
Samtlige medlemmer av valgkomiteen valgt på Generalforsamlingen skal gjøres kjent med og akseptere retningslinjene for komiteens arbeid.
Valgkomiteens medlemmer skal inntil innstillingen foreligger ikke publisere eller drøfte denne med personer som det ikke er naturlig å drøfte denne med.
Valgkomiteen velger – dersom det behov - selv sekretær, denne kan eventuelt være foreningens ansatte sekretær (som da ikke har stemmerett).
Valgkomiteen skal innstille til alle de valg som iht. vedtektene skal foretas på Generalforsamlingen. Til ny valgkomité skal det sittende styret innstille kandidater.
Valgkomiteen skal forespørre nåværende styre- og varamedlemmer om disse er interessert i gjenvalg eller ikke, slik at dette kan meddeles sammen med eventuell henvendelse om forslag til kandidater.
Valgkomiteen må forsikre seg om at de som innstilles uten reservasjoner kan slutte seg til gjeldende vedtekter.
Valgkomiteen fremlegger sin endelige innstilling til styret senest én uke før generalforsamlingen skal avholdes, slik at innstillingen kan sendes ut sammen med de øvrige generalforsamlingspapirer.
Valgkomiteen kan ikke foreslå som tillitsvalgt i styret medlem av komiteen så sant vedkommende ikke trekker seg fra komiteen straks forslaget fremmes, enten av komiteen eller andre. Ønsker ikke vedkommende å trekke seg, skal forslaget avvises. Melding om dette skal uopphørlig meddeles styret av valgkomiteens leder.
Valgkomiteen stilles fritt i sitt arbeid med å vurdere aktuelle kandidater, men den er forpliktet til å innhente nødvendig informasjon fra kandidaten selv og kan eventuelt innhente informasjon fra andre kilder som den ønsker å benytte seg av. Alle kandidater må være forespurt.
Valgkomiteen skal avvise betingelser som blir fremsatt for å stille til valg. Valgkomiteen skal i sin innstilling fremme individuelle kandidater, ikke «pakkeløsninger».
Valgkomiteen skal bestrebe seg på å levere en innstilling som virker samlende, og ivareta de forskjellige hensyn (bla alder, arbeidssted, privat/offentlig sektor, kjønn m.v. – ikke uttømmende) som er nødvendige for å sikre et velfungerende styre.
Valgkomiteens ansvar
Det kan være naturlig at valgkomiteens leder på den årlige høstkonferansen (august/september) får 5-10 minutter i plenum der han/hun ber om innspill på navn til verv som skal besettes. Innspill skal være skriftlige (mail er definert som skriftlig). I tillegg skal valgkomiteens leder be foreningens sekretariat om å sende en mail til alle medlemmer senest 1.12 og der medlemmene oppfordres til å komme med forslag til navn på aktuelle kandidater.
Valgkomiteen har en svært viktig oppgave med å finne rett person til rett verv i styret. Folk har ulike evner, kompetanse og ikke minst interesser. Det er viktig å være oppmerksom på disse ulikhetene, slik at man kan sette sammen et best mulig team.
Valgkomiteen bør forsøke å aktivisere dyktige medlemmer, slik at flere kan dra lasset sammen. Det er imidlertid viktig å huske på at ingen har krav på å få beholde sitt verv! Det er også viktig med en viss utskifting, men helst ikke hele styret på en gang.
En god regel er å forespørre det sittende styre om de ønsker gjenvalg. Har den enkelte gjort en god jobb og ikke har for mange andre verv, kan det være naturlig at dette imøtekommes. I motsatt fall har valgkomiteen nå en god anledning til å foreta en utskifting.
Dersom valgkomiteen velger å ikke innstille en person som selv ønsker å fortsette i sitt verv, bør vedkommende varsles om dette. På den måten gis personen anledning til å trekke seg selv dersom han/hun ønsker det. Dette er sensitivt og det er god organisasjonskultur at en person gis anledning til gå av med «æren i behold».
Arbeidet med å finne rett person til rett plass er i det store hele en svært viktig brikke for å oppnå ISF’s mål.